Continua lo smart working per la fase 2.

I pregi e i difetti del lavoro agile
(anche post lockdown)

Ancora smart working per la fase 2?

In questi ultimi mesi abbiamo sentito tanto parlare di lavoro agile o smart working tra le aziende, le Pubbliche Amministrazioni, insomma più in generale nel mondo del lavoro.
L’emergenza sanitaria mondiale del Coronavirus (Covid-19), ne ha fatto parlare sempre di più.
Però, il fenomeno dello smart working è già applicato in tanti Paesi come gli Stati Uniti, il Giappone ma anche la Grecia, la Repubblica Ceca, la Polonia, la Slovacchia e l’Ungheria.

Un recente studio condotto da Eurofound e dall’Organizzazione Mondiale del Lavoro (Working anytime, anywhere: The effects on the world of work) ha messo a confronto vari Paesi dell’Unione Europea. Secondo la suddetta analisi, l’Italia è all’ultimo posto. Nel Bel Paese, infatti, solo il 7% dei lavoratori ha accesso allo smart working.

Ad ogni modo, in questa fase due le imprese stanno già guardando con interesse l’idea di poter avere posti flessibili, dove far ruotare il proprio team, in un’ottica di smart working che rimarrà centrale nel mondo del lavoro.

Smart Working - mascherina e computer - PC

Cosa significa smart working?

Lo Smart Working, o lavoro agile, è una nuova filosofia manageriale fondata sulla flessibilità e autonomia per la scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti, a fronte di una maggiore responsabilità.

Come dico io, si tratta di un nuovo format del lavoro che vede un approccio diverso anche per le collaborazioni. Lo smart working è un modello organizzativo in grado di portare molti vantaggi alle aziende che lo adottano, sia in termini di produttività ma anche rispetto alla qualità di vita del lavoratore stesso.

Cercando maggiori informazioni in merito al lavoro agile e la sua definizione, la scorsa settimana mi è capitato di leggere un’intervista a Simone Colombo, Hr fractional ed esperto di direzione del personale in outsourcing. Le sue parole, per me, sono state illuminanti.

I pro e i contro dello smart working: le 3 regole chiave

Come vi dicevo, la scorsa settimana ho letto un articolo dedicato allo smart working. Nel post blog l’esperto, Simone Colombo, ha subito messo in chiaro alcuni concetti chiave davvero utili per applicare correttamente il lavoro agile, descrivendo anche alcuni esempi pratici di smart working.

È quindi fondamentale considerare 3 aspetti utili:

  • sicurezza digitale
  • comunicazione interna
  • coinvolgimento (engagement)

La sicurezza digitale

La maggior parte degli uffici sta spingendo i dipendenti all’attività lavorativa in smart working.

Talvolta, però, non vengono consegnati gli applicativi giusti per affrontare seriamente la questione. Ad esempio, molto spesso, non sono forniti gli strumenti tecnologici aziendali (come: smartphone, PC, server, ecc.) e i dipendenti si ritrovano ad utilizzare i dispositivi personali.

Si tende così a trascurare le misure di sicurezza. In questo modo non si adottano in maniera adeguata i sistemi di antivirus/antimalaware e si sottovalutano quei piccoli rischi che si potrebbero incontrare in una qualsiasi navigazione web.

La comunicazione interna

L’esperto fa notare che “fare smart working” non significa semplicemente eseguire certe attività da casa, ma consiste nel lavorare per obiettivi. Questa diversa organizzazione del lavoro necessita di obiettivi chiari e ben definiti e allo stesso tempo una comunicazione diffusa, immediata e semplice all’interno del team.

<<Comunicare tanto potrebbe non essere efficace, mentre comunicare poco potrebbe non fornire i giusti dettagli per l’attività da svolgere o per garantire ai dipendenti di svolgerla al meglio>>, conferma Colombo.

I suggerimenti che l’esperto fornisce sono vari e in particolare vengono proposti tools e applicazioni che consentono, in parte, di gestire i vari progetti e che permettono un costante contatto fra colleghi (es. Asana, Trello, ma anche gruppi su Whatsapp Business e Telegram per i broadcast etc).

Un fattore che viene preso poco in considerazione è il coordinamento.
A mio parere, questo aspetto è difficile da gestire anche in presenza oltre che in smart working. Potrebbe essere necessaria qualche riunione in più, magari con poche persone, per chiarirsi e comprendere meglio le eventuali problematiche. Questo permette di tenere alto il livello di collaborazione e anche il senso di appartenenza al gruppo.

Quante volte abbiamo sentito parlare di feedback?
Io una marea, non so voi!
Tanti team building o corsi di formazione ci hanno insegnato che è necessario essere sempre aperti al confronto e coinvolgere tutto il team nelle decisioni importanti. Questo è già complicato quando si lavora nella stessa stanza, ma potrebbe diventare un problema insormontabile quando si lavora a distanza con modalità diverse di organizzazione del lavoro. Quindi, facciamo spazio ai pensieri condivisi e confronti costanti che garantiscono un buon funzionamento di un team!

smart working - feedback

L’interazione

Questo, forse, è il punto più importante.
Lavorare da casa aumenta il senso di solitudine e la sensazione di isolamento rispetto alla propria azienda. Questo può generare un disimpegno.

La sensazione di solitudine potrebbe avere degli effetti negativi sull’engagement, ossia sull’interazione. Come detto anche sopra, il lavoro agile potrebbe ridurre le occasioni di confronto con i colleghi e con i superiori, sia uno scambio di competenze e feedback professionali ma anche la possibilità di condividere i momenti di “pausa”, come quello del caffè.

Non dimentichiamo che i colleghi rappresentano una fetta importante della propria cerchia sociale. Spesso, capita di condividere più ore della giornata con i colleghi che con il proprio partner o figli. Infatti, molte persone potrebbero avere più difficoltà di altre a lavorare da remoto perché hanno bisogno di un’interazione costante. Siamo esseri umani e la relazione è alla base della nostra esistenza!

Per questo motivo, è necessario mantenere una comunicazione aperta, supportata magari da sistemi di feedback continui e che monitorino la situazione.

smart working - interazione

Qualche consiglio: gli obiettivi dello smart working

L’esperto consiglia di rivedere i singoli reparti, con un’organizzazione divisa secondo cicli temporali (trimestrali, semestrali o annuali).

La cosa fondamentale è che tutti, dall’amministratore delegato in giù, devono avere dei compiti ben definiti da raggiungere e che siano:

  • chiari
  • misurabili
  • concreti

In conclusione, questo periodo storico che stiamo affrontando sicuramente ci ha messo difronte ad una realtà nuova. Sarebbe utile, provare a scardinare i pilastri di sempre per nuove prospettive aziendali.

Sicuramente, un periodo prolungato di smart working necessita di un’organizzazione ma soprattutto di una cultura aziendale che può essere introdotta solo da manager o esperti di settore.
Come ben sappiamo, queste competenze specifiche non sono sempre reperibili nelle PMI, ma saranno indispensabili per migliorare l’operatività del lavoro agile.

Voi cosa ne pensate? Lo smart working sarà il futuro lavorativo del nostro Paese?

Ti lascio il link al mio blog, per scoprire tutti gli altri articoli!

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